Was tun im Todesfall? – Erste Schritte für Erben

Kategorie: Nachlassabwicklung

Nach einem Todesfall entsteht häufig ein doppelter Druck: Einerseits möchten Angehörige möglichst schnell „alles regeln“. Andererseits fehlen in den ersten Tagen oft Unterlagen, Übersicht und innere Ruhe. Genau hier setzt dieser Praxisleitfaden an: Sie bekommen einen verlässlichen Rahmen bzgl. der Nachlassabwicklung, der Sie Schritt für Schritt handlungsfähig macht – ohne hektische Schnellschüsse.

1. Sichern, ordnen, entscheiden – und warum das Timing zählt

Wichtig ist ein Grundsatz, der sich in der Praxis immer wieder bewährt: Zuerst sichern, dann ordnen, dann entscheiden. Viele spätere Konflikte und Kosten entstehen nicht, weil Erben „zu wenig wissen“, sondern weil am Anfang unstrukturiert gehandelt wird.

Was Sie nach dem Lesen dieses Kapitels können:

Sie verstehen, was „Nachlass“ rechtlich und wirtschaftlich bedeutet.
Sie kennen die wichtigsten Grundprinzipien (automatischer Vermögensübergang, Nachweis im Rechtsverkehr, Fristen).
Sie können die ersten Wochen nach einem Todesfall strukturiert planen (Handlungsschritte, Checklisten, Dokumentation).
Sie erkennen typische Fehlerquellen und vermeiden sie.

2. Was bedeutet „Nachlass“ – und warum er nie nur aus Vermögen besteht

Der Nachlass ist die Gesamtheit der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten, die eine Person zum Zeitpunkt ihres Todes hinterlässt. Das klingt abstrakt, ist aber in der Praxis sehr konkret: Ein Nachlass besteht fast immer aus einer Mischung aus Aktiva und Passiva. Wer erbt, übernimmt grundsätzlich beides – und sollte deshalb frühzeitig klären, ob der Nachlass wirtschaftlich „gesund“ ist oder Risiken enthält.

Typische Aktiva und Passiva, die zum Nachlass gehören

Typische Aktiva (Beispiele):

Immobilien (Haus, Wohnung, Grundstück, Miteigentumsanteile)
Bankguthaben, Sparbücher, Tages-/Festgeld
Wertpapierdepots, Fonds, Beteiligungen
Versicherungsansprüche (z. B. Risiko-/Lebensversicherung, soweit an den Nachlass gekoppelt)
Fahrzeuge, Schmuck, Kunst, Sammlungen
Forderungen (z. B. Darlehen an Dritte)
Immaterielle Wirtschaftsgüter (Bitcoin)

Typische Passiva (Beispiele):

Darlehen (Immobilienfinanzierung, Konsumentenkredite)
Bürgschaften, offene Rechnungen, laufende Verträge
Steuerliche Verpflichtungen (z. B. Einkommensteuer des Erblassers)
Kosten der Bestattung und der Nachlassabwicklung

Praxis-Tipp:
Notieren Sie bei jedem Posten sofort drei Dinge:
(1) Wo finde ich den Nachweis?
(2) Wer ist Ansprechpartner?
(3) Welche Frist ist einzuhalten?

3. Gesamtrechtsnachfolge: Der Nachlass geht automatisch über – aber nicht automatisch „aufgeräumt“

Das deutsche Recht ordnet den Übergang des Vermögens als Ganzes an: Mit dem Tod geht der Nachlass automatisch auf den oder die Erben über (Gesamtrechtsnachfolge).

Das bedeutet: Es braucht keine separate Übertragung jeder einzelnen Sache. Gleichzeitig folgt daraus Verantwortung: Rechte und Pflichten wechseln gemeinsam den Inhaber.

Wichtigste Konsequenz: „Erbe zu sein“ heißt nicht automatisch „sofort alles machen können“. In der Praxis verlangt der Rechtsverkehr regelmäßig einen Erbnachweis, bevor Banken, Versicherungen oder das Grundbuchamt mit Ihnen zusammenarbeiten.

4. Erbnachweis: Warum Banken, Versicherungen und Behörden ihn fast immer verlangen

Ein Erbnachweis ist die Grundlage Ihrer Handlungsfähigkeit, wenn es um die Nachlassabwicklung bei Banken, Versicherungen und Behörden geht. In Deutschland ist der Erbschein das typische gerichtliche Zeugnis über das Erbrecht. Er entfaltet eine besondere Legitimationswirkung, weil der Rechtsverkehr unter bestimmten Voraussetzungen auf seinen Inhalt vertrauen darf (öffentlicher Glaube).

In vielen Fällen reicht alternativ ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Welche Nachweise akzeptiert werden, hängt von der Stelle ab (z. B. Bank, Versicherung, Grundbuchamt). Für grenzüberschreitende Sachverhalte kann zudem das Europäische Nachlasszeugnis relevant sein.

Mini-Checkliste: Erbnachweis schnell vorbereiten

Sterbeurkunde beschaffen (meist Standesamt).
Testament/Erbvertrag suchen und sichern (Original, Fundort notieren).
Personenstandsurkunden bereitlegen (je nach Konstellation).
Für den Erbschein: Angaben zur Person des Erblassers, zu Verwandtschaftsverhältnissen, ggf. zum Nachlasswert vorbereiten.

5. Fristen, die Sie wirklich ernst nehmen müssen

Eine der wichtigsten Fristen ist die Ausschlagungsfrist. Wenn der Nachlass überschuldet sein könnte oder wesentliche Risiken unklar sind, müssen Sie diese Frist kennen und den Sachverhalt zügig aufklären. Die Frist beträgt grundsätzlich sechs Wochen; bei Auslandsbezug kann sie verlängert sein.

Praxis-Hinweis:
Viele Erben unterschätzen, dass schon einzelne Handlungen als Annahme der Erbschaft gewertet werden können. Wer unsicher ist, sollte besonders sorgfältig dokumentieren und frühzeitig fachkundigen Rat einholen.

6. Sofortmaßnahmen: „Sichern statt sortieren“ – die ersten 48 Stunden

In den ersten Tagen geht es nicht darum, alles perfekt zu ordnen. Es geht darum, Schaden zu vermeiden. Dazu gehören Nachlasssicherung, Dokumentation und das Stoppen offensichtlicher Risiken (z. B. ungesicherte Wohnung, offene Abbuchungen).

Handlungsschritte (sofort umsetzbar)

Wohnung/Immobilie sichern (Schlüssel, Türen/Fenster, ggf. Schlösser dokumentieren).
Wertgegenstände fotografisch dokumentieren und sicher verwahren (nicht „verteilen“!).
Unterlagen sammeln: Alles in einer „Sammelmappe“ – nichts wegwerfen.
Postzugang organisieren (Briefkasten, Nachsendeauftrag, digitale Zugänge sichern).
Liste beginnen: „gefunden – unklar – fehlt“ (das ist Ihr Steuerungsinstrument).

Der typische Startfehler, der bei Mandanten immer wieder zu beobachten ist

Ein Angehöriger räumt die Wohnung „auf“ und entsorgt Unterlagen, weil sie alt wirken. Monate später fehlen Kontoauszüge, Versicherungsnummern und Darlehensunterlagen. Ergebnis: Streit, Verzögerungen, Mehrkosten.
Merke: In den ersten Wochen wird nicht entsorgt – es wird gesichert und dokumentiert.

7. Das Nachlassverzeichnis: Bestandsaufnahme als Dreh- und Angelpunkt (einfach starten, später verfeinern)

Das Nachlassverzeichnis ist in der Praxis das zentrale Arbeitsinstrument. Es verbindet Haftungsfragen, Pflichtteilsthemen, Steueraspekte und die spätere Verteilung. Entscheidend ist: Sie müssen nicht sofort perfekt sein – aber Sie müssen anfangen.

7.1 Startstruktur (Muster)

A. Immobilien (Adresse, Grundbuchdaten, Darlehen, laufende Kosten)
B. Bankkonten/Sparguthaben (Bank, IBAN, Saldo, Zugang/Ansprechpartner)
C. Depots/Wertpapiere (Depotnummer, Bestand, Zugang)
D. Versicherungen (Art, Vertragsnummer, Bezugsberechtigung/Nachlassbezug)
E. Unternehmen/Beteiligungen (Anteile, Gesellschaftsvertrag, Ansprechpartner)
F. Hausrat/Wertgegenstände (Fotos, Schätzwerte, Aufbewahrung)
G. Forderungen (Schuldner, Höhe, Fälligkeit, Nachweise)
H. Verbindlichkeiten (Gläubiger, Höhe, Fälligkeit, Sicherheiten)

7.2 Wenn Pflichtteilsthemen im Raum stehen

Sobald Pflichtteilsansprüche möglich sind, wird die Vollständigkeit des Nachlassverzeichnisses besonders wichtig. In bestimmten Konstellationen spielt das notarielle Nachlassverzeichnis eine Rolle; dabei werden an die Ermittlung und Dokumentation erhöhte Anforderungen gestellt.

8. Wenn mehrere Erben beteiligt sind: Erbengemeinschaft als Organisationsaufgabe

Sind mehrere Erben vorhanden, entsteht regelmäßig eine Erbengemeinschaft. Dann ist nicht nur Recht gefragt, sondern Organisation: Wer kommuniziert mit der Bank? Wer verwaltet Unterlagen? Wie werden Entscheidungen getroffen? Ohne klare Regeln drohen Stillstand und Streit.

Sofort-Regeln in der Erbengemeinschaft – dieses Vorgehen hat sich in der Praxis gewährt

Ein gemeinsamer Kommunikationskanal (E-Mail-Verteiler) und ein gemeinsamer Dokumentenordner.
Ein Ansprechpartner nach außen (Banken/Versicherungen) – nur mit abgestimmter Legitimation.
Status-Update im festen Rhythmus (z. B. alle 2 Wochen) – kurz, schriftlich, transparent.
Keine Einzelaktionen bei Immobilien, Konten, Kündigungen ohne Abstimmung.
Fristenliste zentral führen (Ausschlagung, Termine, Abgaben).

Das Immobilien-Dilemma – ein gängiges Beispiel aus der Praxis

Drei Geschwister erben ein Haus. Einer will verkaufen, einer vermieten, einer selbst einziehen. Ohne gemeinsame Datengrundlage (Kosten, Wert, Darlehen, Instandhaltungsbedarf) wird jede Diskussion emotional. Erst eine saubere Nachlassaufnahme und eine sachliche Optionenliste bringt Bewegung in die Entscheidung.

9. Testamentsvollstreckung: Entlastung durch klare Zuständigkeit

Wenn ein Testamentsvollstrecker eingesetzt ist, kann das die Abwicklung erheblich erleichtern – insbesondere bei komplexen Nachlässen, Minderjährigen oder konfliktträchtigen Familienkonstellationen. Dann liegen bestimmte Verwaltungs- und Verteilungsaufgaben bei einer neutralen Person oder Institution.

Wichtig für Erben!
Für Erben ist wichtig: Transparenz schafft Vertrauen. Statusberichte, Dokumentation und ein nachvollziehbarer Zeitplan reduzieren Konflikte – auch wenn nicht jeder Schritt „gemeinsam entschieden“ wird.

10. Digitaler Nachlass: Die unterschätzte Schlüsselstelle

Viele Nachlässe sind heute digital organisiert: Verträge, Rechnungen, Konten und Kommunikation laufen über E-Mail und Online-Portale. Ohne Zugriff auf das E-Mail-Konto fehlt oft der Schlüssel zu allem (Passwort-Reset, Kündigungen, Kontoauszüge).

Digitaler Nachlass: Checkliste und Startmaßnahmen

Geräte sichern (nicht zurücksetzen; PIN/Passwörter suchen).
E-Mail-Konto priorisieren (weil darüber viele Dienste laufen).
Abo-/Zahlungsdienste identifizieren (Streaming, Shops, Zahlungsdienste).
Dokumentationsliste führen: Anfrage – Nachweis – Ergebnis – Datum.

11. Ihre 4‑Phasen‑Roadmap für die ersten Monate

Phase 1: Sicherung (0-7 Tage)

Sicherung der Wohnung, Dokumentation, Postzugang
Sammelmappe für Unterlagen
Fristenliste starten

Phase 2: Legitimation (1-6 Wochen)

Testament/Erbvertrag klären; ggf. Nachlassgericht
Erbnachweis vorbereiten (Erbschein/notarielles Testament)
Banken/Versicherungen strukturiert anschreiben

Phase 3: Bestandsaufnahme (ab Woche 2 bis 3 Monate)

Nachlassverzeichnis erstellen und laufend ergänzen
Verbindlichkeiten prüfen, Gläubigerliste führen
Immobilien: Kosten, Darlehen, Zustand, Optionen (halten/vermieten/verkaufen)

Phase 4: Umsetzung (3-12 Monate)

Verträge ordnen/kündigen/überführen
Steuerliche Themen strukturiert vorbereiten (Unterlagen, Werte, Fristen)
Bei mehreren Erben: Auseinandersetzung vorbereiten (Optionen, Zeitplan, Einigung)

12. Häufige Fragen und Antworten (FAQ) zur Nachlassabwicklung

Brauche ich immer einen Erbschein?

Nicht immer. Häufig akzeptieren Stellen auch ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Ob ein Erbschein erforderlich ist, hängt vom Einzelfall und der Stelle ab.

Was ist das wichtigste Dokument der Nachlassabwicklung?

In der Praxis ist es oft das Nachlassverzeichnis, weil es Vermögen, Schulden und die Grundlage für weitere Entscheidungen zusammenführt.

Was ist bei Auslandsbezug wichtig?

Dann kann das Europäische Nachlasszeugnis hilfreich sein, um die Erbenstellung im EU-Ausland nachzuweisen.

Zusammenfassung in 10 Sätzen

Nachlassabwicklung ist ein Prozess – kein einzelner Behördengang.
Der Nachlass enthält Vermögen und Verpflichtungen; beides muss erfasst werden.
Rechtlich geht der Nachlass automatisch über, praktisch braucht es Nachweise.
Erbnachweise sind die Eintrittskarten zu Banken, Versicherungen und Grundbuchamt.
Die Ausschlagungsfrist kann entscheidend sein – Fristenliste sofort beginnen.
Die ersten Tage dienen der Sicherung und Dokumentation, nicht dem „Aufräumen“.
Das Nachlassverzeichnis ist Ihr Steuerungsinstrument für alles Weitere.
Bei mehreren Erben sind klare Kommunikations- und Entscheidungsregeln Pflicht.
Digitaler Nachlass ist oft der Schlüssel zu Verträgen und Vermögenswerten.
Struktur schafft Tempo und reduziert Konflikte sowie Risiken.

Hinweis zur Rechts- und Steuerberatung
Die vorstehenden Ausführungen dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall dar. Eine individuelle fachkundige Beratung wird im konkreten Einzelfall empfohlen. Eine Haftung ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.

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Über den Autor

Klaus Dieter Girnt

Vorstand der lightzins eG

Klaus Dieter Girnt setzt sich seit mehr als 30 Jahren dafür ein, dass Menschen im Alter Ihren Lebensstil beibehalten können und alle Möglichkeiten nutzen, um ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse bestmöglich abzusichern. Girnt ist u.a. Dozent bei der VHS Bochum, Berufs-Nachlasspfleger (DVEV), Testamentsvollstrecker (DVEV), Bafa- und KfW-akkreditiert und Gründungsmitglied der lightzins eG.

Fußnoten / Quellennachweise

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 1922 (Gesamtrechtsnachfolge).
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__1922.html
Gesetze im Internet (Bundesministerium der Justiz): BGB § 2366 (Öffentlicher Glaube des Erbscheins), Zugriff: 17.02.2026.
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__2366.html
Justiz NRW: Informationen zum Erbschein/Erbscheinverfahren (Nachlassverfahren), Zugriff: 17.02.2026.
https://www.justiz.nrw/BS/lebenslagen/familie/Nachlassverfahren/erbschein
European e-Justice Portal: „Succession – Germany“ (Erbrecht/Erbnachweis in Deutschland), Zugriff: 17.02.2026.
https://e-justice.europa.eu/topics/family-matters-inheritance/inheritance/succession/de_en
Europäische Kommission / e-Justice: Informationen zum Europäischen Nachlasszeugnis (European Certificate of Succession), Zugriff: 17.02.2026.
https://webgate.ec.europa.eu/e-justice/478/DE/european_certificate_of_succession
Auswärtiges Amt: Merkblatt zur Erbausschlagung (Fristen/Verfahren), Zugriff: 17.02.2026.
https://valletta.diplo.de/mt-de/service/2382214-2382214
Justiz Baden-Württemberg: Nachlassgericht – Merkblätter/Formulare/Nachlasssicherung (Übersichtsseiten), Zugriff: 17.02.2026.
https://justizportal.justiz-bw.de/pb/,Lde/Startseite/Service/Formulare+und+Hinweisblaetter
Erbrechtsinfo.com: Beitrag zum Nachlassverzeichnis (Zweck/Inhalt/Anforderungen), Zugriff: 17.02.2026.
https://www.erbrechtsinfo.com/allgemeines-erbrecht/nachlassverzeichnis/
Erblotse.de: Ratgeberartikel zum Nachlassverzeichnis/Nachlassabwicklung (Grundlagen), Zugriff: 17.02.2026.
https://www.erblotse.de/erbratgeber/nachlassverzeichnis
Deutsches Erbenzentrum: Informationen zum Nachlassverzeichnis (Aufbau/Wertermittlung), Zugriff: 17.02.2026.
https://deutsches-erbenzentrum.de/themen/nachlassverzeichnis
NDEEX.de: Beitrag zum notariellen Nachlassverzeichnis/Prüfungspflichten und pflichtteilsrelevanten Aspekten, Zugriff: 17.02.2026.
Erbrecht-Ratgeber.de: Beitrag zur eidesstattlichen Versicherung im Kontext des notariellen Nachlassverzeichnisses, Zugriff: 17.02.2026.
https://www.erbrecht-ratgeber.de/erbrecht/pflichtteil/notarielles-nachlassverzeichnis-versicherung.html